Što je Google Workspace i kako može pomoći timovima u suradnji?

U današnjem poslovanju, tehnološki napredak i njegova implementacija imaju ključno djelovanje na produktivnost i konkurentnost jednog poduzeća. Automatizacija i umjetna inteligencija omogućuju brže obavljanje zadataka, smanjenje grešaka te bolju komunikaciju unutar timova, stvarajući prostor za inovaciju i održiv rast. Balans između tehnologije i ljudskog angažmana ključan je za iskorištavanje punog potencijala produktivnosti u modernom poslovanju i održavanje konkurentske prednosti na tržištu.

Google Workspace, prethodno poznat kao G Suite, je sveobuhvatni set alata za suradnju i produktivnost u oblaku, stvoren za tvrtke i organizacije. Poboljšava komunikaciju tako što olakšava zajedničko uređivanje dokumenata u stvarnom vremenu, a osim toga je idealno rješenje za sastanke jer omogućava brže i intuitivnije radnje. Ovakva fleksibilnost omogućuje pristup alatima s bilo kojeg mjesta uz sigurnost, pohranu i dijeljenje podataka unutar timova. Integracija s AI alatima poput Gemini AI-ja (donedavno Duet AI) podiže produktivnost kroz generiranje sadržaja i brže pristupanje informacijama, potičući timove na bržu komunikaciju, bolju suradnju i efikasnije obavljanje zadataka. Primjerice, alati umjetne inteligencije pomažu u pisanju/nadopunjavanju e-mailova, prilagodbu vizuala za prezentacije i slično, ali su korisni i unutar sfere službe za korisnike jer skraćuju vrijeme čekanja na odgovor, čime povećavaju kvalitetu korisničke službe.

Dakle, Workspace nije samo skup pojedinačnih alata, već kompletno rješenje koje premašuje njihove pojedinačne prednosti. Kupovinom Workspacea dobivate sveobuhvatno okruženje za komunikaciju i suradnju, a to znači da eliminira potrebu za odvojenim kupnjama različitih alata. Umjesto da kupujete pojedinačne usluge za e-poštu, pohranu podataka ili alate za videokonferencije poput platformi Zoom, Box, Slack i slično, Workspace vam pruža sve to na jednom mjestu.

Ono što istinski ističe Workspace je njegova sposobnost za poticanje suradnje. Ovdje se radi o olakšavanju kolaboracije timova, eliminaciji nesporazuma oko verzija dokumenata i stvaranju jednostavnog, ali efikasnog okruženja za dijeljenje i zajednički rad na razne načine. Svi alati imaju sličan izgled i osjećaj na koji ste sigurno već naviknuli, što olakšava brzo prilagođavanje. Svakako, najbolji dio je to da više nema slanja dokumenata lokalno i gubljenja u različitim verzijama dokumenta. Microsoft 365 omogućuje offline korištenje desktop aplikacija poput Outlooka, Excela i Worda te pruža snažne značajke u usporedbi s njihovim verzijama u oblaku. To je ključno za tvrtke koje trebaju raditi s dokumentima bez internetskog pristupa. Google Workspace ima ograničenu offline funkcionalnost, osim odabranih dokumenata sinkroniziranih s internetom. Microsoft 365 se ističe po mogućnosti rada bez internetske veze, osiguravajući nesmetani rad offline. S druge strane, Google Workspace odgovara onima koji su redovito povezani s internetom i nisu ovisni o radu na radnoj površini. Više o prednostima Google Workspace platformi pročitajte u nastavku.

Google Workspace je zbirka alata za produktivnost i suradnju koja se temelji na oblaku (Google Cloud) kojeg je razvio Google. Osmišljen je za tvrtke i organizacije za poboljšanje komunikacije, produktivnosti i suradnje među svojim zaposlenicima.

Vjerojatno ste se susretali sa nekim od ispod navedenih Google-ovih usluga i proizvoda, stoga nudimo pregled svih tih aplikacija za isticanje razlike u odnosu na zaokruženu platformu Google Workspace-a:

•   Gmail: Usluga e-pošte koja korisnicima omogućuje slanje i primanje e-pošte na intuitivan, efikasan i koristan način uz 30 GB do 5 TB prostora za pohranu i mobilni pristup, uz manje spama
•   Google Drive: Platforma za pohranu u oblaku i dijeljenje datoteka koja korisnicima omogućuje praktičnu pohranu, pristup i suradnju na dokumentima, proračunskim tablicama, prezentacijama i drugim datotekama. Također, nudi različite razine pristupa za dijeljenje datoteka kako bi se osigurala privatnost i kontrolirao pristup određenim korisnicima. Osim toga i uključuje i automatsku sinkronizaciju promjena.
•   Google Docs: aplikacija za obradu teksta na webu za izradu i uređivanje dokumenata. Prednosti su offline pristup te suradnja na dokumentima u stvarnom vremenu.
•   Google Sheets: aplikacija za proračunske tablice temeljena na webu za stvaranje i upravljanje podacima i izračunima. Aplikacija nudi velik izbor formata i funkcija za analizu i prikaz podataka na različite načine, a moguće su i makronaredbe kako bi se određeni zadaci automatizirali.
•   Google Slides: prezentacijska aplikacija temeljena na webu za izradu i isporuku dijaprojekcija i prezentacija. Također omogućava lakšu kolaboraciju, a ima i mogućnosti prezentiranja uživo i online. Za dodatnu pomoć sadrži razne predloške i alate te mogućnost ugrađivanja multimedijskih elemenata.
•   Google Forms: Alat za izradu i upravljanje online obrascima i anketama. Nudi intuitivan pristup za korištenje; prilagodljivost i personalizaciju svake forme te velik izbor skica za korištenje, ovisno o istraživanju koje želite provesti.
•   Google Calendar: kalendarska aplikacija za planiranje i upravljanje događajima, sastancima i obvezama. Putem aplikacije možete jednostavno dijeliti svoje zakazane termine, dok se vremenske zone automatski prilagođavaju lokaciji, a dolazi i s mogućnošću podsjetnika I obavijesti.
•   Google Meet: platforma za videokonferencije i suradnju koja korisnicima omogućuje održavanje mrežnih sastanaka i videopoziva. Jamči sigurnost i privatnost, stabilne veze i dobru kvalitetu audia i videa, a time povećava produktivnost.
•   Google Chat: Alat za razmjenu poruka i suradnju u stvarnom vremenu za izravnu razmjenu poruka, dijeljenje datoteka i grupni razgovor. Uz vrlo jednostavno korištenje, nudi nekoliko formata dopisivanja (grupni, individualni chatovi) te pretraživanje unutar poruka kako biste brže pronašli ono što tražite.
•   Google Keep: Aplikacija za bilježenje i organizaciju za bilježenje i upravljanje idejama, bilješkama i popisima obaveza. Brza i sinkronizirana pohrana bilješki unutar Google računa jamči praktičnost, kao i automatsko prepoznavanje teksta iz slika – ovo omogućava brže i jednostavnije konverzije slikovnih dokumenata u tekstualne.
•   Google Vault (Business Plus i Enterprise edicije): Alat za arhiviranje i eDiscovery za čuvanje i pretraživanje podataka e-pošte i chata u pravne svrhe i svrhe usklađenosti. Organizacije mogu postaviti prilagođene politike zadržavanja podataka kako bi odgovarale njihovim potrebama i zahtjevima, dok automatski mogu zadržavati ili brisati određene podatke nakon određenog vremenskog razdoblja. Također, pruža mogućnost praćenja tko pristupa arhiviranim podacima te postavljanje pristupnih kontrola prema ulogama i potrebama korisnika.

Ovi alati zajedno čine Google Workspace te pružaju sveobuhvatan skup resursa koji olakšavaju suradnju, komunikaciju i rad u timu. Osim toga omogućuju zajedničko stvaranje i dijeljenje sadržaja u oblaku. Također, Google Workspace redovito ažurira i unapređuje svoje alate kako bi pratili potrebe modernih organizacija i pružili najbolje iskustvo korisnicima.

Google Workspace nudi različite cjenovne kategorije koje odgovaraju potrebama različitih organizacija, od malih do velikih poduzeća. Dakle, cilj je poboljšati komunikaciju i pojednostaviti radne procese unutar tvrtke. Posebno je koristan za timove koji trebaju raditi zajedno na dokumentima, komunicirati putem e-pošte i chata te upravljati svojim rasporedima i podacima na siguran i učinkovit način.

Naravno, Gmail i Workspace su često zamjenjivani pojmovi, ali postoje značajne razlike između njih. Gmail, kao što većina ljudi zna, predstavlja popularnu uslugu e-pošte koju pruža Google. To je korisničko sučelje za slanje, primanje i upravljanje elektroničkom poštom. Međutim, Workspace je mnogo više od toga.

To je integrirani paket alata za produktivnost i suradnju dizajniran posebno za poslovnu upotrebu. Workspace uključuje Gmail kao glavno rješenje za e-poštu, ali također sadrži i uključuje alate poput Google Drive-a za pohranu i dijeljenje datoteka, Google Meet-a za video sastanke, Google Calendar za upravljanje vremenom i događajima te druge alate kao što su Google Docs, Sheets i Slides za stvaranje i uređivanje dokumenata, tablica i prezentacija online.

Razlika između Gmaila i Workspacea je u tome što Gmail predstavlja samo dio šireg paketa alata koje nudi Workspace. Dok se Gmail fokusira isključivo na e-poštu, Workspace je sveobuhvatno rješenje koje olakšava timsku suradnju, dijeljenje informacija i rad na projektima na jednom mjestu. Kad se govori o odabiru između Gmaila i Workspacea, važno je uzeti u obzir potrebe i zahtjeve tvrtke ili tima. Ako je potrebna samo e-pošta, Gmail može biti dovoljan. No ako su potrebni dodatni alati za suradnju, organizaciju datoteka i slično, Workspace pruža širi spektar mogućnosti unutar Gmaila poput korištenja domene od tvrtke. A da bi trazicija bila čim lakša, Gmail u sklopu Workspacea i privatni Gmail imaju isti izgled pa oni koji su naviknuli na privatni Gmail nemaju potrebu nikakvog dodatnog učenja za prilagodbu.

Niže smo obrazložili ključne razlike između Gmaila i Google Workspacea:

Cijene:

⦿ Gmail je besplatan za pojedinačne korisnike.
⦿ Google Workspace nudi plaćene planove počevši od 69 EUR po korisniku godišnje za poslovnu upotrebu.

Adresa e-pošte:

⦿ Gmail zahtijeva da u svojoj adresi e-pošte koristite domenu @gmail.com.
⦿ Google Workspace omogućuje vam upotrebu prilagođene domene za profesionalniji izgled (npr. @nazivtvrtke.com).

Pohrana:

⦿ Gmail nudi 15 GB besplatne pohrane.
⦿ Google Workspace nudi 30 GB do neograničene pohrane, ovisno o planu.

Sigurnost:

⦿ Gmail pruža osnovne sigurnosne značajke, filtre neželjene pošte i zaštitu od krađe identiteta.
⦿ Uz već navedene značajke koje pruža privatni Gmail, Google Workspace nudi napredne sigurnosne mjere kao što su S/MIME šifriranje e-pošte, eDiscovery i zadržavanje.

Video sastanci:

⦿ Gmail dopušta sastanke s do 100 sudionika do 60 minuta po sastanku.
⦿ Google Workspace omogućuje sastanke sa 150-500 sudionika (ovisno o planu) bez vremenskog ograničenja, zajedno s dodatnim značajkama poput poništavanja pozadinske buke.

Chatovi:

⦿ Gmail omogućuje pristup Google Hangoutsu, ograničenijoj verziji Google Chatova.
⦿ Google Workspace integrira Google Chatove izravno u Gmail radi poboljšane komunikacije.

Alati za suradnju:

⦿ Gmail-u se može pristupiti kao samostalnoj aplikaciji na različitim uređajima (poput pametnih telefona ili tableta) ili putem web preglednika. Dakle, iako je dio većeg paketa, može djelovati neovisno kao aplikacija za e-poštu.
⦿ Google Workspace uključuje alate za suradnju kao što su Google Drive, Google Calendar, Keep, Docs i još mnogo toga.

Vaš izbor između Gmaila i Google Workspacea ovisi o vašim specifičnim potrebama i preferencijama. Ako ste pojedinac ili mala tvrtka s osnovnim zahtjevima, Gmail je besplatan i praktičan izbor. Na početku je besplatan, no za značajnim ograničenjima (npr., nije moguće personalizirati domenu e-pošte, već je standardna @gmail.com). Međutim, za tvrtke svih veličina koje traže napredne značajke, administrativnu kontrolu, sigurnost i mogućnosti pohrane, Google Workspace je bolje rješenje. Prilikom donošenja odluke uzmite u obzir faktore kao što su broj korisnika, administrativna kontrola, potrebna pohrana i korisnička podrška na koju možete računati od lokalnog partnera.

Umjetna inteligencija (AI) transformira poslovne procese, omogućavajući brže donošenje odluka na temelju analize ogromnih količina podataka. Od automatizacije rutinskih zadataka do personaliziranih preporuka i predviđanja trendova, AI olakšava poslovanje pružajući dublji uvid i optimizirajući radne tokove, čime tvrtkama pomaže u ostvarivanju boljih rezultata i efikasnijem upravljanju resursima.

Gemini AI (donedavno Duet AI) u Google Workspaceu podiže standarde za tvrtke i profesionalce koji žele poboljšati svoju produktivnost i pojednostaviti različite zadatke. Ovaj moćan AI suradnik može vam pomoći na mnogo načina, čineći vaš rad učinkovitijim i djelotvornijim. Ovo je generativni alat umjetne inteligencije, što znači da generira visokokvalitetne tekstove, slike i drugi sadržaj.

Pomaže pri blokadama u pisanju (npr. e-mailova) i ispravlja napisane tekstove, kreira slike od vaših ideja koje mu zadate (npr. za prezentacije), također nudi pomoć u proračunskim tablicama  i kvaliteti video poziva – od postavki slike i zvuka do prijevoda razgovora u stvarnom vremenu. Sve što trebate učiniti je zadati mu zadatak ili postaviti pitanje koje vas zanima.

Dakle, Gemini for Workspace štedi vrijeme tako što eliminira prepreke u vašoj produktivnosti aktivnostima poput automatizacije ponavljajućih zadataka, smanjivanjem potrebe za potragom određenih dokumenata i slično. Ova integracija AI-a unutar Workspacea čini ga rješenjem koje prati trendove tehnologije, čime korisnici mogu očekivati daljnji razvoj i prilagodbu novim tehnološkim mogućnostima. To čini Google Workspace nadogradivim rješenjem u budućnosti, sposobnim za evoluciju s tehnološkim inovacijama.

Korisnici koji su već posjedovali Duet AI za Workspace Enterprise automatski će biti nadograđeni na Gemini Enterprise add-on, čime će dobiti pristup još moćnijim AI značajkama u svojim Workspace aplikacijama. Naravno, Gemini Business ili Enterprise add-on uvijek je dostupan za postojeće Google Workspace korisnike koji ga mogu bilo kad kupiti.

Niže možete pogledati neke od primjera korištenja Gemini alata unutar Workspace aplikacija Gmail i Docs, a za najbolju vidljivost, preporučamo da kliknete na slike kako biste otvorili punu verziju:

Google Workspace nudi raznolike pakete prilagođene različitim potrebama tvrtki. Detaljnije informacije o navedenim paketima možete pročitati ovdje.

Za manje tvrtke često je idealan Business Starter paket (po cijeni od 69 EUR po korisniku godišnje). Ovaj paket obuhvaća osnovne potrebe manjih tvrtki poput e-pošte, chata, pohrane podataka i ostale podrške; uvid u dijeljene diskove te limit od 100 sudionika u video konferencijama.

Bestseller je Business Standard paket (138 EUR po korisniku godišnje) koji nudi širok spektar alata. Uz funkcionalnosti osnovnog paketa, omogućuje i korištenje chata izvan domene, dijeljenje mapa na Google Driveu te snimanje sastanaka s limitom od 150 sudionika. Osim toga, nudi mogućnosti poput odobravanja dokumenata te Drive labels i Drive audit log, što omogućava organizaciju i lakši pronalazak dokumenata koje tražite.

Nadalje, za tvrtke koje uz prethodne pogodnosti zahtijevaju dodatne značajke postoji i Business Plus paket (207 € po korisniku godišnje). Osim funkcija koje su uključene u Business Standard, Business Plus nudi praćenje prisutnosti te još naprednije opcije poput limita od 500 sudionika u konferencijama, transkribiranje razgovora, napredni Device Management i sl.

Za one s najvišim zahtjevima za sigurnošću i naprednim alatima za suradnju postoji Enterprise paket (cijena dostupna na upit). Dijeli se na Standard i Plus, a uključuje prilagođenu i sigurnu poslovnu e-poštu s naprednim mogućnostima enkripcije, videosastanke s velikim brojem sudionika, veliki prostor za pohranu podataka te napredne kontrole sigurnosti, upravljanja i usklađenosti. Ovdje je dostupno i kriptiranje podataka u cloudu vlastitim ključevima.

Svi ovi planovi nude različite razine podrške i specifične značajke kako bi se prilagodili potrebama vaše tvrtke, osiguravajući da svaka tvrtka može pronaći paket koji najbolje odgovara njenim zahtjevima za produktivnošću i suradnjom.

Za Workspace Business Starter, Workspace Business Standard i Workspace Business Plus možete kupiti planove za do 300 korisnika bez minimalnog ili maksimalnog ograničenja broja korisnika za Workspace Enterprise planove. Svi planovi dolaze s dobro poznatim alatima koje vjerojatno koristite na dnevnoj bazi. U to se ubrajaju Gmail, Google Drive, Google Meet, Google Calendar, Google Chat, Google Docs, Google Sheets, Slides, Keep, Sites, Forms i AppSheet.

Google Workspace također nudi fleksibilnu združenu ili zajedničku pohranu koju dijeli vaša organizacija. Zajednička pohrana omogućuje timovima da dijele, surađuju i pristupaju datotekama na jednom mjestu, unaprijeđujući organizaciju i produktivnost rada.