Google Workspace vs. Microsoft 365 – koji više odgovara vašim potrebama?

U poslovnom okruženju odabir između Google Workspacea i Microsoft 365 (ranije poznat kao Microsoft Office 365) predstavlja ključnu odluku koja direktno utječe na produktivnost i efikasnost vašeg tima. Razmatranje specifičnih potreba vaše tvrtke ključno je za donošenje ispravne odluke.  

Ako je vaša tvrtka usmjerena na suradnju i preferirate intuitivno korisničko sučelje, Google Workspace pruža iznimno integriran set alata koji olakšava timsku koordinaciju i zajednički rad na dokumentima. Google Docs, Sheets i Slides omogućuju stvaranje i uređivanje dokumenata u stvarnom vremenu te potiču brzu razmjenu informacija između članova tima. Google Meet također olakšava virtualne sastanke, što je posebno važno u današnjem globalnom poslovnom okruženju.  

S druge strane, ako vaša tvrtka stavlja naglasak na sofisticiranost upravljanja i napredne mogućnosti administriranja, Microsoft 365 pruža snažan paket alata. Office aplikacije kao što su Word, Excel i PowerPoint ostaju standard u poslovnim okruženjima, a dodatne značajke poput SharePointa, Teamsa i OneDrivea poboljšavaju organizaciju i suradnju. Microsoft 365 također nudi napredne mogućnosti prilagodbe, posebno važne za tvrtke koje traže visoku prilagodljivost svojih alata.  

Prilikom donošenja odluke, važno je pažljivo razmotriti dostupne planove, cijene i specifičnosti svake platforme. Osim toga, potrebno je uzeti u obzir trenutne i buduće potrebe tvrtke kako bi se osiguralo da odabrana platforma podržava rast i promjene u poslovnim zahtjevima. U konačnici, ključno je naglasiti da nema univerzalnog rješenja koje odgovara svim tvrtkama, stoga temeljita analiza potreba i mogućnosti svake platforme u ovom članku pomoći će vam u donošenju informirane odluke koja će najbolje podržati vašu poslovnu strategiju i ciljeve. 

Krajem ’90-ih i početkom 2000-ih Microsoftov uredski paket bio je dominantna snaga u poslovnom svijetu, djelomično zahvaljujući i tome što ozbiljna konkurencija na globalnoj razini nije ni postojala. Ipak, 2006. godine Google je lansirao Google Docs & Spreadsheets, online alate za suradničku obradu teksta i proračunskih tablica, oblikujući Google Apps, sada poznat kao Google Workspace. Dodatno, Google je korisnicima i omogućio korištenje Gmail računa na vlastitoj domeni (ime.prezime@vaša.tvrtka.com), olakšavajući tako profesionalniji izgled i jednostavnost korištenja za mnoge tvrtke. Iako nije odmah osvojio poslovni svijet, Google Workspace se tijekom vremena etablirao svojom jednostavnošću i suradničkim mogućnostima i tako privukao brojne korisnike svojom fleksibilnošću i pristupom iz bilo kojeg mjesta.

U međuvremenu, Microsoft je prilagodio svoj pristup i predstavio 2006. godine Microsoft 365, pretplatničku verziju koja zamjenjuje tradicionalni Office softver. Ova platforma nudi česta ažuriranja i nove značajke, što omogućava da zadrži pouzdanost i praktičnost za korisnike. Borba između Google Workspacea i Microsoft 365 se fokusira na različite radne filozofije, tako Google Workspace ističe suradnju i timski rad u stvarnom vremenu (real time), dok Microsoft 365 kombinira tradiciju, odnosno sofisticiranije softvere s modernim pristupom pretplate. Ova dinamika odražava evoluciju u pristupu produktivnosti i suradnji tvrtki u digitalnom dobu, pri čemu korisnici biraju između fleksibilnosti Google Workspacea i snage tradicije u Microsoft 365 opciji.

S obzirom na to da su Google Workspace i Microsoft 365 dizajnirani kako bi potaknuli produktivnost i omogućili učinkovitu komunikaciju i suradnju timova, oba rješenja su vrlo slična. Ipak, postoje različite pojedinačne aplikacije i alati za upravljanje koje svaki od njih nudi. Obje ponude uključuju aplikacije za e-mail, obradu teksta, proračunske tablice, prezentacije, e-poštu, brze poruke, video konferencije, kalendar, web hosting, bilješke i druge. Svaki od ovih alata organizacije svakodnevno intenzivno koriste kako bi obavile ključne poslovne procese. 

Planovi i cijene rješenja baziranih na oblaku igraju ključnu ulogu u određivanju je li rješenje u skladu s vašim budžetom i poslovnim zahtjevima. 

Google Workspace planovi i cijene

• Business Starter: Ako imate malu tvrtku ili tek započinjete, ovaj plan je idealan za vas. Trošak ovog osnovnog plana iznosi 69 eura godišnje po korisniku i uključuje 30 GB prostora za pohranu u oblaku za svakog korisnika.
• Business Standard: Ovo je najpopularniji Google Workspace plan i dostupan je po cijeni od 138 eura godišnje po korisniku. Ovaj plan nudi 2 TB prostora za pohranu u oblaku (cloud storage) po korisniku. Plan podržava video sastanke za do 150 sudionika i omogućuje snimanje sastanaka, a za razliku od Business Startera, dodatno uključuje AppSheet i Cloud Search.
• Business Plus: Ovaj plan idealan je za tvrtke koje traže veći kapacitet za pohranu i poboljšanu sigurnost. Dostupan je po cijeni od 207 eura godišnje po korisniku i uključuje nekoliko dodatnih značajki poput održavanja online sastanaka za do 250 sudionika, praćenja prisutnosti i Cloud Searcha. Ovaj plan pruža poboljšanu sigurnost i upravljačke kontrole, uključujući Vault (za zadržavanje, arhiviranje i pretraživanje podataka), kao i eDiscovery i napredno upravljanje uređajima. 
• Enterprise: Najprestižniji Googleov plan, Enterprise izdanje nudi neograničen prostor za pohranu u oblaku/cloud storage (koliko god vam treba). Ovaj plan uključuje sve ključne značajke Business Plusa, kao i druge napredne mogućnosti i sigurnosna rješenja, poput streaminga u domeni, Connected Sheets, AppSheet, S/MIME šifriranja, DLP-a, regija podataka i naprednog upravljanja uređajima (kao što su računala, mobiteli i ostalo). Za ovaj plan možete dobiti prilagođene cijene kontaktiranjem prodajnog tima HSM.

Cijene navedene ovdje bile su važeće u trenutku pisanja teksta od sredine 2024., ali preporučamo da trenutno važeće cijene provjerite ovdje.

Microsoft 365 planovi i cijene

• Microsoft 365 Business Basic: Ovaj osnovni plan idealan je za tvrtke koje traže jednostavna rješenja za udaljeni rad. Dostupan je po cijeni od 67.20 eura godišnje po korisniku. Uključuje poslovnu e-poštu, 1TB OneDrive prostora za pohranu te web i mobilne verzije Worda, Excela i PowerPointa. Desktop verzije Office aplikacija nisu uključene u ovaj plan. 
• Microsoft 365 Business Standard: Ovaj plan dostupan je po cijeni od 140.40 eura godišnje po korisniku i najprikladniji je za organizacije koje traže potpuna rješenja za udaljeni rad i suradnju. Kombinira Business Basic plan s premium aplikacijama, uključujući desktop appove.  
• Microsoft 365 Business Premium: Ova verzija Microsoft 365 stoji 247.20 eura godišnje po korisniku. Osim premium aplikacija i cloud usluga dostupnih u Business Standard, uključuje i napredne sigurnosne i upravljačke usluge. Ovaj plan pogodan je za organizacije koje traže naprednu zaštitu od prijetnji i rješenja za rad na daljinu. 
• Microsoft 365 Apps za male tvrtke: Ova verzija stoji 117.60 eura godišnje po korisniku i idealna je za male tvrtke i startupe koji koriste Office aplikacije i pohranu datoteka u oblaku, ali im nije potrebna poslovna e-pošta od Microsofta. Ovaj plan ne uključuje poslovnu e-poštu, Microsoft Teams i SharePoint.

Cijene navedene ovdje bile su važeće u trenutku pisanja ovog teksta, ali također vam preporučamo da za trenutne cijene kontaktirate svog Microsoft partnera.

Svaki posao ima različite potrebe, a možda vaša tvrtka pridaje veći značaj određenim aplikacijama. Neki smatraju da su obrada teksta i e-pošta ključne u uredu, dok drugi možda traže snažan program za proračunske tablice. Google Workspace i Microsoft 365 su bogati značajkama te integriraju nekoliko proizvoda za povećanje učinkovitosti u snažne, cjelovite pakete. Google i Microsoft ciljaju biti vaše sveobuhvatno rješenje za učinkovitost i produktivnost s ovim web-baziranim rješenjima. 

Naravno, postoje određene razlike među aplikacijama – kod većine njih vrijedi da su Microsoftove aplikacije dostupne kao desktop verzije s punim funkcionalnostima i kao web verzije s ponešto manje funkcionalnosti, dok su Google aplikacije dostupne samo kao cloud verzije i bolje prilagođene za komunikaciju i suradnju. 

Kad pričamo o pojedinim aplikacijama na koje smo navikli, kao što su e-mail klijenti (Gmail i/ili Microsoft Outlook) ili pak one za obradu teksta (Google Docs i/ili Microsoft Word), proračunske tablice (Google Sheets i/ili Microsoft Excel) ili izrade prezentacija (Google Slides i/ili Microsoft Powerpoint), glavna dvojba može se svesti na prioritete korisnika – jesu li im važniji jednostavnija suradnja ili najveći raspon značajki za stvaranje i uređivanje dokumenata? Primjerice, većina korisnika za privatne e-mail adrese već koristi Gmail, tako da su isti look & feel pa samim time i efikasniji radni tok značajna prednost kod odabira Google Workspacea. S druge strane, Microsoft aplikacije nude bogatije značajke kao što su veći izbor predložaka. 

Ono što također treba istaknuti je kako oba rješenja svoje značajke upotpunjuju i umjetnom inteligencijom integriranom u aplikacije – kod Microsofta je to Microsoft 365 Copilot, a kod Google Workspacea to je Gemini o kojem možete pročitati više u našem prošlom blogu.

Komunikacija – Google Meet vs. Microsoft Teams 

Google Workspace i Microsoft 365 nude mnoštvo alata za komunikaciju i suradnju s timovima unutar vaše organizacije, klijentima i dionicima u obliku dopisivanja i video konferencija.  

Iako Google Meet i Microsoft Teams pružaju visokokvalitetne poslovne funkcionalnosti, Microsoft Teams je posebno dizajniran za poslovnu uporabu. Na primjer, Microsoft Teams integrira više od 250 aplikacija koje možete koristiti za učinkovitu suradnju. Teams vam omogućuje organiziranje video poziva za do 300 sudionika istovremeno, kao i razgovor s kolegama iz iste aplikacije. Google nudi Meet i Chat za video pozive i razgovore, dok Google Meet podržava video i glasovne konferencije s do 500 sudionika, ovisno o vašem planu. Integriran je s drugim aplikacijama poput Google Calendara i Gmaila, što vam omogućuje lako planiranje i održavanje sastanaka.  

Oba sustava uključuju neke zajedničke značajke, poput dijeljenja datoteka i ekrana, prilagodbe pozadine, funkcionalnosti pretraživanja, snimanja sastanaka, šifriranja tijekom prijenosa, itd. Konferencijska aplikacija od Googlea ima jednostavnije postavke i intuitivno sučelje, što je čini relativno jednostavnom za korištenje. S druge strane, napredne značajke Microsoft Teamsa pridonose ukupnom iskustvu suradnje i komunikacije.

Pohrana i dijeljenje datoteka: Google Drive vs. Microsoft OneDrive za poslovanje i SharePoint

Obje platforme dolaze sa značajnim količinama pohrane, osim najpovoljnije verzije Google Workspacea (Starter) koji nudi samo 30GB po osobi. Sljedeće dvije opcije Workspacea uključuju 2 TB ili 5 TB po osobi, a Enterprise plan uključuje neograničenu pohranu. Mali poslovni planovi i planovi nižeg ranga za Microsoft 365 uključuju 1 TB pohrane po korisniku, dok E3 i E5 planovi uključuju 5 TB pohrane po korisniku. 

Razlike u značajkama pohrane i dijeljenja dokumenata između Google Workspacea i Microsoft 365 su minimalne. Google Drive i Microsoft OneDrive for Business se integriraju izravno sa svojim uredskim paketima i tako omogućuju pristup datotekama s bilo kojeg uređaja. U Google Workspaceu datoteke standardno borave u oblaku, iako ih možete pohraniti i lokalno, dok u Microsoft 365-u obično borave na svakom uređaju i u oblaku, sve se sinkronizira. Oba sustava omogućuju i pristup izvan mreže. 

Uz to, Google Workspace omogućuje administratorima postavljanje pristupa dokumentima i uredskim aplikacijama izvan mreže. OneDrive ima značajku Files on Demand koja korisnicima dopušta odabir datoteka koje žele pohraniti na uređaju, a koje ostaviti u oblaku, s mogućnošću preuzimanja na uređaj. Microsoft 365 uključuje SharePoint Online s dodatnim značajkama za upravljanje dokumentima. Nasuprot tome, Google Workspace nema ekvivalent za SharePoint Online, ali pruža opciju Team Drives za zajedničko pohranjivanje i dijeljenje dokumenata unutar timova. Važno je istaknuti da su Googleovi alati za pretraživanje dokumenata učinkovitiji od Microsoftovih alata u OneDriveu. 

Sigurnost – Google Workspace vs. Microsoft 365 

Google Workspace i Microsoft 365 dizajnirani su kako bi zadovoljili stroge standarde privatnosti i sigurnosti podataka, a sigurnost dodatno potiče to što se redovito ažuriraju. Google Workspace i Microsoft 365 omogućuju administratorima prilagodbu sigurnosnih protokola radi kontrole korisničkog pristupa i dozvola. 

Google Workspace pruža zaštitu od phishinga i spama za vašu e-poštu. Pruža dvofaktornu verifikaciju, kontrole politika temeljene na grupama, Advanced Protection Program i upravljanje krajnjim točkama. Uz Business Plus izdanje dobivate pristup Vaultu za zadržavanje, arhiviranje i pretraživanje podataka te Secure Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) koji vam omogućuje prijavu na LDAP bazirane aplikacije korištenjem Google Workspace računa. Google Workspace Enterprise izdanje pruža pristup premium značajkama poput sprječavanja gubitka podataka (DLP), sigurnosnog centra i Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME) enkripcije. 

Microsoft 365 također nudi zaštitu e-pošte od spama, zlonamjernog softvera i drugih prijetnji putem Exchange Online Protection. Ovo rješenje pruža više od 1.000 kontrola sigurnosti i privatnosti koje vam pomažu u ispunjavanju industrijskih standarda i regulativa. Njegove sigurnosne grupe i prilagođene dozvole omogućuju zaštitu poslovnih informacija od neovlaštenog pristupa. Microsoft 365 Enterprise izdanja pružaju naprednu zaštitu s upravljanjem identitetom, sigurnim vezama između korisnika, uređaja i aplikacija, te uključuju Microsoft Advanced Threat Analytics, sprječavanje gubitka podataka za e-poštu i datoteke, Windows Information Protection i BitLocker. Osim toga, obuhvaćaju Microsoft Security and Compliance Center, eDiscovery i naprednu reviziju, te Microsoft Defender Antivirus i Device Guard za sigurnost Windows uređaja od virusa, špijunskih softvera i drugih prijetnji.

Na temelju svega iznesenoga, odgovor na pitanje kojoj vrsti tvrtke najviše odgovara Google Workspace je prilično jednostavan – ako je suradnja na dokumentima primarni fokus vaše tvrtke – ili je želite prigrliti – Google Workspace je za vas.  

Njegove značajke za suradnju u stvarnom vremenu (real time) daleko nadmašuju sve što Microsoft 365 nudi. One su tako integralni dio dizajna paketa i tako jednostavnije za korištenje da praktički ne zahtijevaju puno vremena da se s njima krene. Google Workspace također predstavlja dobar izbor ako vaša tvrtka ne treba sve sofisticirane značajke pojedinačnih aplikacija Microsoft 365. Svaka pojedinačna aplikacija u Google Workspaceu jednostavnija je za korištenje od onih u Microsoft 365, pri čemu je Gmail posebno intuitivniji od Outlooka. Također, ako vaši korisnici često pretražuju dokumente, Googleovo pretraživanje za Google Drive nadmašuje ono što Microsoft 365 nudi.

Ako su vašem timu moćne i sofisticirane značajke važnije od najbolje suradnje, tada je Microsoft 365 za vas.  

Svaka od njegovih aplikacija nadmašuje svoj ekvivalent. I nije da ne možete obavljati suradnju u stvarnom vremenu (real time) u Microsoft 365, samo je malo zahtjevnije i nije tako intuitivno kao u Google Workspaceu. Osim toga, Microsoft 365 značajke označavanja su izvrsne pa je dobar izbor kada ljudi trebaju pregledavati tuđe radove. Postoje i drugi razlozi zbog kojih bi tvrtka trebala koristiti Microsoft 365. Iako su Team Drives iz Google Workspacea korisni za dijeljenje dokumenata i materijala, ne mogu se mjeriti s potpuno suradničkim okruženjem koje nudi SharePoint. Ako želite upravljati svojim mail poslužiteljem, umjesto korištenja hostane e-pošte, također ćete bolje proći s Microsoft 365.