Moja prva Salesforce aplikacija

Osim što Salesforce CRM donosi osjetne pomake na bolje u poslovanju out-of-the-box i što ga je moguće dodatno prilagoditi poslovnim procesima svake tvrtke, jedna od njegovih glavnih prednosti su svakako mogućnost jednostavnog razvoja vlastitih prilagođenih aplikacija i plasiranje istih na AppExchange.

AppExchange je platforma na kojoj je moguće stvoriti, razviti i prilagoditi aplikacije i kroz godine je postao vodeće tržište poslovnih aplikacija, sa stotinama aplikacija koje podupiru produktivnost i rast. Danas čak 85% Fortune 100 tvrtki koristi bar jednu AppExchange aplikaciju kako bi se na potpuno novi način povezali s klijentima i kupcima.

U slučaju da se nađu u situaciji u kojoj im je potrebna neka funkcionalnost koju Salesforce nema, Salesforce korisnici imaju dvije opcije – razviti takvo rješenje sami ili ga pronaći na AppExchangeu, ako ga je netko već razvio.

U HSM informatici relativno nedavno smo se našli u takvoj situaciji i odlučili ono što nam je potrebno razviti sami, s obzirom na to koliko je to jednostavno učiniti na Salesforce platformi, unatoč tome što aplikaciju koju smo razvili trenutno ne planiramo plasirati na AppExchange tržište.

Zadatak da napravim Salesforce aplikaciju dočekao me poprilično rano u mojoj Salesforce karijeri. U HSM Informatiku sam došla kao studentica i nakon dva mjeseca edukacije te položenog certifikata za Salesforce Administratora bilo je vrijeme da pokažem usvojeno znanje u stvarnom svijetu.

Aplikacija “Putni Nalozi” zamišljena je tako da se koristi interno u HSM-u te da se pomoću nje prate poslovna putovanja zaposlenika. Unatoč prvotnoj nesigurnosti, jako sam sretna što sam dobila ovu priliku odmah na početku. Kroz zadatak sam uvidjela koliko je zabavno i lako (čak i potpunim početnicima) pomoću alata Lightning App Builder, koji omogućuje jednostavnu izradu stranica, napraviti aplikaciju na Salesforce platformi.

Potreba za aplikacijom

Moram priznati, tijekom prvog sastanka s voditeljem na temu aplikacije “Putni Nalozi” nisam u potpunosti shvatila potrebu za istom. Pripisat ćemo to mom tadašnjem neiskustvu.

Objasnio mi je da ovom aplikacijom u budućnosti želi izbjeći situacije gdje zaposlenici jedni druge “povlače za rukav” da bi saznali informacije koje su im potrebne.

U ovom slučaju radilo se o tome da kolegica zadužena za taj dio posla mora uvijek iznova tražiti kolege da joj na e-mail pošalju informacije o poslovnom putovanju na kojem su bili, te pripadajuće račune. Često bi se dogodile greške, poslale nepotpune informacije i slično, a to je sve vodilo do nezadovoljstva i gubljenja vremena.

Ne manje bitno, managementu bi uz ovakvu aplikaciju bilo korisno što pored prihoda kroz intuitivne izvještaje može pratiti i troškove, to jest kompletnu priču vezanu uz zatvaranje prodaje ali i putovanja djelatnika na edukacije i usavršavanja.

Koncept

Ideja mi je postala jasna i otprilike sam stvorila sliku kako je provesti u djelo. Međutim, razraditi i povezati sve korake mi je bio najteži dio.

Nekoliko sam puta složila objekte, odnosno dijelove aplikacije i njihovu međusobnu ovisnost, da bih negdje na pola puta shvatila da tako neće moći pa krenula ispočetka.

Obratila sam se iskusnijim kolegama, razmijenili smo ideje te sam uz njihovu pomoć nakon nekog vremena izašla s konceptom koji je imao smisla.

Ono što je bilo potrebno napraviti od strane korisnika sustava, odnosno zaposlenika HSM Informatike jest omogućiti unos potrebnih informacija o poslovnom putu u što manje klikova mišem. Grad, kilometraža, smještaj, obroci i tip prijevoza samo su neke od informacija koje je bilo potrebno prikupiti i smisleno spremiti u Salesforce.

Izvedba

Najzabavniji dio je došao na red. Kreiranje objekata, polja, validiranje unesenih podataka, automatiziranje unosa kroz Flow te kreiranje postupka odobrenja.

Objekt u Salesforceu je drugi naziv za tablicu u bazi podataka koja omogućava spremanje podataka specifičnih za određenu organizaciju dok je polje stupac te tablice.

Podaci

Način slaganja podataka u sustav je, usudila bih se reći, najbitniji dio.

Napravila sam tri objekta: Putni Nalog, Dan i Trošak.

Putni Nalog nosi opće informacije o putovanju kao što su zaposlenik, svrha putovanja, mjesto polaska, datum, i slično.Na Putni Nalog vezani su objekti Dan i Trošak na način da jedan Putni Nalog može imati više Dana i Troškova. Objekt Dan u sebi sadrži informacije o svakom danu provedenom na putu, koja spremamo u pripadna polja obrok, tip prijevoza, kilometraža. Objekt Trošak sprema informacije o datumu, vrsti i iznosu troškova na putovanju. Stranica Putnog Naloga dobila je finalnu formu.

Automatizacija

Korisnici sustava često se opiru promjenama stoga je važno što više pojednostavniti unos podataka. Logičan sljedeći korak bila je automatizacija. Također zahtjevan zadatak za mene u danom trenutku, jer sam odlučila koristiti Flow za unos Dana i Troškova, a sve što sam znala o Flowu bilo je gdje ga naći u sustavu.

U Salesforceu jedan od načina automatizacije kompleksnih poslovnih procesa zove se Flow. Flow je deklarativni, vizualni alat koji skuplja podatke iz sustava te se pomoću njega ovisno o situaciji rade promjene na tim istim podacima.

Srećom, Salesforce zajednica je jako aktivna pa sam našla korisne primjere rada s Flowom online.
Nakon što zaposlenik napravi novi Putni Nalog i popuni opće informacije, ispunjava informacije o Danima i Troškovima. Ispunjavanje je znatno ubrzano i olakšano automatskim popunjavanjem nekih polja kao što su datumi, gradovi i broj dana putovanja iz općih informacija na Putnom Nalogu. Slika 2 prikazuje Flow za kreiranje troška u sustavu.

Dodala sam i postupak odobrenja jer informacija da je zaposlenik ispunio svoj Putni Nalog treba doći do zadužene osobe. Ona ga treba pregledati te odobriti ukoliko nema grešaka. Isto tako zaposlenik na mail dobiva informaciju koji je status njegovog putnog naloga (Odobren, Odbijen, U tijeku).

Lightning aplikacija

Jednom kad sam imala sve složeno kako treba, Izrada aplikacije u Lightning app Builderu je bila jako jednostavna. Dodala sam sliku i omogućila pristup objektima po profilima.

Na objekt Putni Nalog dodala sam vizualni alat Salesforce Path koji se koristi na objektima kao pomoć korisnicima preko kojeg lako prate trenutni status svoje datoteke, u ovom slučaju Putnog Naloga.

I na kraju…

Aplikacija “Putni Nalozi” bila mi je veliki izazov. Radeći na njoj shvatila sam važnost timskog rada i naučila dosta toga o administriranju na Salesforce platformi.

Prije korištenja ove aplikacije nismo imali strukturirani unos podataka o službenim putovanjima u sustav. Kolegice zadužene za taj dio posla sve su uspješno obavljale i prije, ali uz puno više potrošenog vremena i manje fleksibilnosti.

Aplikacija “Putni Nalozi” donijela je bitnu promjenu i prodavačima koji sada mogu putne naloge raditi iz aplikacije koje koriste u svakodnevnom radu, a troškove unositi kada im je zgodno – čak i putem mobilne aplikacije.
Jasno, s obzirom na trenutnu situaciju ne putujemo toliko često kao ranije pa ni ne koristimo toliko aplikaciju, ali radujem se skorom trenutku kada će se svijet vratiti u normalu i “Putni Nalozi” opet oživjeti u punom sjaju. 🙂